Personvernerklæring
Sist oppdatert: 14. september 2026
Hjerteminner tar personvern på alvor. Når du besøker hjerteminner.no, kontakter oss eller bestiller et personlig produkt, behandler vi enkelte personopplysninger for å kunne gjennomføre bestillingen, lage produktet ditt, kommunisere med deg og oppfylle våre lovpålagte plikter.
Denne personvernerklæringen forklarer hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi trenger dem, hvordan kundebilder og designfiler behandles, hvem opplysninger kan deles med, hvor lenge de lagres og hvilke rettigheter du har.
1. Hvem er behandlingsansvarlig?
Behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles gjennom hjerteminner.no er:
Hjerteminner / KOMODO MINNEDESIGN
Organisasjonsnummer: 827186082
Adresse: Damhauggata 14A
E-post: post@hjerteminner.no
Nettsted: www.hjerteminner.no
Det er Hjerteminner som bestemmer hvorfor og hvordan personopplysninger om våre kunder behandles i forbindelse med bestillinger og kundekontakt.
2. Hvilke personopplysninger samler vi inn?
Når du bestiller hos oss, kan vi behandle opplysninger som navn, leveringsadresse, fakturaadresse, telefonnummer, e-postadresse, informasjon om produktene du bestiller, valgte produktvarianter, antall og annen informasjon som er nødvendig for å behandle ordren.
Ved personlige produkter kan vi i tillegg motta bilder, navn, datoer, minnetekster, symbolønsker, kommentarer og andre opplysninger du selv legger inn i produktdesigneren eller sender til oss.
Dersom du bruker funksjonen «Design selv», kan designinnstillinger som bildeplassering, tekst, tekstplassering, størrelse og andre valg følge bestillingen slik at vi kan gjenskape og kontrollere designet før produksjon.
Dersom du velger «Lag forslag for meg», behandler vi bildet eller filen du sender inn, ønsket tekst og meldingen du skriver til oss for å kunne lage et digitalt designforslag.
Når du besøker nettbutikken, kan det også behandles tekniske opplysninger som IP-adresse, nettlesertype, enhetstype, informasjonskapsler og informasjon om hvordan nettbutikken brukes.
Når du kontakter oss på e-post, gjennom kontaktskjema eller andre kommunikasjonskanaler, behandler vi opplysningene du selv oppgir i henvendelsen.
3. Hvorfor behandler vi opplysningene?
Vi behandler personopplysninger først og fremst for å kunne gjennomføre avtalen med deg.
Dette omfatter blant annet å motta og behandle bestillingen, lage designet, kontakte deg dersom vi trenger avklaringer, sende digitalt utkast til godkjenning, produsere produktet, håndtere betaling og sende varen.
Enkelte opplysninger må også behandles for å oppfylle lovpålagte krav, blant annet bokførings- og regnskapsregler.
Vi kan i begrenset grad behandle opplysninger basert på vår berettigede interesse når dette er nødvendig for blant annet sikkerhet, forebygging av misbruk, kundeservice og teknisk drift av nettbutikken.
Der behandling krever samtykke, for eksempel enkelte former for markedsføring, ikke-nødvendige informasjonskapsler eller bruk av et kundebilde i markedsføring, ber vi om samtykke først.
4. Særlig om kundebilder og personlige motiver
Mange av produktene våre lages på bakgrunn av bilder kunden selv laster opp. Vi behandler slike bilder med særlig omtanke.
Bildet brukes for å lage kundens produkt, forberede motivet for lasergravering, lage et digitalt utkast og kontrollere kvaliteten før produksjon.
Bildet kan blant annet bearbeides med justering av utsnitt, størrelse, kontrast, gråtoner og bakgrunn dersom dette er nødvendig for et godt graveringsresultat eller kunden selv har bedt om det.
Kundebilder brukes ikke til markedsføring, sosiale medier, annonser, produktgalleri eller andre kommersielle formål uten at vi først har fått et separat og uttrykkelig samtykke.
At du sender oss et bilde for produksjon av et produkt betyr derfor ikke at du samtidig gir oss tillatelse til å publisere bildet.
Dersom bildet viser andre levende personer enn deg selv, er du ansvarlig for at du har nødvendig rett til å sende bildet til oss og bruke det til det aktuelle produktet.
5. Hvor lenge lagrer vi kundebilder?
Kundebilder og arbeidsfiler lagres bare så lenge vi har behov for dem for å gjennomføre bestillingen og følge opp eventuell etterfølgende kundeservice.
Som hovedregel slettes våre aktive produksjonskopier av kundebilder og designfiler senest 90 dager etter at bestillingen er ferdigstilt.
Dersom det pågår en reklamasjon, en feilretting, ny produksjon eller annen sak knyttet til bestillingen, kan relevante filer oppbevares frem til saken er ferdig behandlet.
Enkelte filer kan i en begrenset periode fortsatt finnes i sikkerhetskopier eller systemer hos våre tekniske leverandører. Slike kopier brukes ikke aktivt og håndteres etter leverandørenes etablerte rutiner for sikkerhetskopiering og sletting.
Dersom du ønsker at et bilde skal slettes tidligere etter at produktet er ferdig produsert, kan du kontakte oss. Vi vil da slette bildet der det ikke foreligger et annet lovlig eller nødvendig grunnlag for videre lagring.
6. Digitale designutkast
Alle kunder som bestiller personlige graverte produkter mottar et digitalt utkast før gravering.
Utkastet brukes for at du skal kunne kontrollere bilde, navn, datoer, tekst, plassering og andre vesentlige detaljer.
Produksjonen starter først etter at designet er godkjent.
Korrespondanse om godkjenning kan oppbevares sammen med ordreinformasjonen i en rimelig periode slik at vi kan dokumentere hvilket design kunden godkjente dersom det senere oppstår spørsmål om bestillingen.
7. Betaling
Betaling behandles gjennom betalingsløsningen som er tilgjengelig i nettbutikken.
Hjerteminner mottar normalt ikke komplette kortopplysninger. Betalingsinformasjon behandles av den aktuelle betalingsleverandøren i samsvar med leverandørens sikkerhets- og personvernrutiner.
Vi mottar de opplysningene som er nødvendige for å kunne se at betalingen er gjennomført, refundert eller avvist og for å kunne koble betalingen til riktig ordre.
8. Shopify
Nettbutikken drives på Shopify.
Shopify behandler opplysninger som er nødvendige for å levere nettbutikkplattformen, blant annet ordreopplysninger, kundeinformasjon og tekniske data.
I forholdet mellom nettbutikken og kunden vil Hjerteminner normalt være behandlingsansvarlig for opplysningene som brukes for å gjennomføre kundens ordre, mens Shopify behandler kundedata på vegne av butikken innenfor rammene av sine avtaler og personvernvilkår. Shopify opplyser samtidig at enkelte Shopify-tjenester kan innebære behandling der Shopify har en annen rolle.
9. Andre leverandører som kan behandle personopplysninger
For å drive nettbutikken kan vi bruke leverandører innen betaling, frakt og transport, regnskap, e-post, kundekommunikasjon, webhotell, teknisk drift, sikkerhet og eventuelt bildebehandling.
Disse leverandørene får bare tilgang til opplysninger som er nødvendige for å utføre den aktuelle tjenesten.
Et eksempel er transportøren, som trenger navn, adresse og eventuelt telefonnummer eller e-postadresse for å kunne levere pakken.
Betalingsleverandøren trenger betalings- og ordreopplysninger for å gjennomføre betalingen.
Shopify og Shopifys underleverandører kan behandle data som en nødvendig del av driften av nettbutikken. Shopify publiserer en egen oversikt over sine underleverandører.
Dersom nettbutikken tilbyr en ekstern funksjon for eksempelvis profesjonell bakgrunnsfjerning, kan bildet bli sendt til den aktuelle bildebehandlingstjenesten når kunden aktivt bruker funksjonen. Bildet skal da kun brukes for å utføre den bildebehandlingen kunden har bedt om.
10. Overføring av opplysninger utenfor Norge og EØS
Enkelte tekniske leverandører kan behandle personopplysninger utenfor Norge eller EØS.
Hvis personopplysninger overføres til et land der personvernnivået ikke automatisk er anerkjent som tilstrekkelig, skal overføringen baseres på et lovlig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak.
Shopify opplyser at personopplysninger fra kunder i EØS i utgangspunktet behandles gjennom Shopify International Limited i Irland, samtidig som Shopify bruker selskaper og underleverandører også i andre land.
11. Frakt og levering
For å levere bestillingen deler vi nødvendige opplysninger med transport- eller fraktleverandøren.
Dette kan omfatte navn, leveringsadresse, telefonnummer, e-postadresse, pakkenummer og nødvendig leveringsinformasjon.
Fraktleverandøren bruker informasjonen for å transportere pakken, sende leveringsvarsler og dokumentere levering.
12. Regnskap og lovpålagt oppbevaring
Enkelte ordre- og betalingsopplysninger må oppbevares selv om en kunde ber om sletting.
Dette gjelder blant annet opplysninger som inngår i lovpålagt regnskapsmateriale.
Primærdokumentasjon etter bokføringsreglene skal som hovedregel oppbevares i fem år. Enkel sekundærdokumentasjon har en kortere oppbevaringstid.
Dette betyr ikke at kundebilder må lagres like lenge. Kundebilder slettes etter våre egne kortere rutiner når vi ikke lenger trenger dem til produksjon eller kundebehandling.
13. Kundeservice og kontaktinformasjon
Telefonnummer og e-postadresse brukes først og fremst for å kunne kommunisere med deg om bestillingen.
Vi kan for eksempel kontakte deg dersom vi trenger et bedre bilde, må avklare en tekst, sender designutkast til godkjenning, har spørsmål om leveringsadresse eller trenger å informere deg om produksjon eller levering.
Kontaktinformasjonen brukes ikke automatisk til ordinær reklame bare fordi du har lagt inn en bestilling.
Elektronisk markedsføring sendes bare når vi har et gyldig grunnlag etter gjeldende regler. Dersom markedsføring er basert på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake når som helst.
14. Hvor lenge lagres andre personopplysninger?
Ordre- og regnskapsopplysninger som vi er lovpålagt å beholde, lagres så lenge lovverket krever det.
Nødvendige ordreopplysninger og korrespondanse kan også oppbevares i en periode etter kjøpet for å kunne håndtere kundeservice, reklamasjoner, tvister og dokumentasjon av bestillingen.
Vanlige kundeservicehenvendelser som ikke lenger har noen nødvendig tilknytning til et aktivt kundeforhold eller en lovpålagt oppbevaringsplikt, gjennomgås og slettes eller begrenses når de ikke lenger er nødvendige.
Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn formålet krever. Datatilsynet understreker også at en personvernerklæring bør gi reell informasjon om lagringstid og ikke bare si at data beholdes «så lenge det er nødvendig».
15. Informasjonskapsler og analyse
Nettbutikken bruker nødvendige informasjonskapsler for funksjoner som handlekurv, sikkerhet og gjennomføring av kjøp.
I tillegg kan analyse- eller markedsføringsteknologi brukes dersom dette er aktivert i nettbutikken og kunden har gitt nødvendig samtykke.
Der samtykke kreves, skal ikke-nødvendig sporing styres gjennom butikkens personvern- og cookieinnstillinger.
Du kan endre eller trekke tilbake valg knyttet til ikke-nødvendige informasjonskapsler gjennom tilgjengelige personverninnstillinger i nettbutikken.
Shopify anbefaler selv at butikker i EØS gjennomgår både personvernerklæring, cookieinnstillinger og behandlingsgrunnlag for de enkelte formålene.
16. Markedsføring og sosiale medier
Vi publiserer ikke kundens personlige minneprodukt, bilde, navn eller minnetekst på nettsiden, Facebook, Instagram, TikTok eller andre markedsføringskanaler uten særskilt tillatelse når slik tillatelse er nødvendig.
Hvis vi ønsker å bruke et kundebilde eller et personlig produkt i markedsføring, vil vi be om et separat samtykke.
Et slikt samtykke kan trekkes tilbake for fremtidig bruk.
Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede har skjedd før samtykket ble trukket tilbake.
17. Sikkerhet
Vi arbeider for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, misbruk og offentliggjøring.
Tilgangen til kundeopplysninger skal begrenses til personer og leverandører som trenger opplysningene for å utføre sine oppgaver.
Vi bruker etablerte tekniske leverandører og gjennomfører rimelige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte informasjonen.
Datatilsynet krever at virksomheter vurderer risiko og sørger for tilstrekkelig konfidensialitet, integritet og sikkerhet for personopplysninger.
18. Dine rettigheter
Etter personvernregelverket kan du, avhengig av situasjonen, ha rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, retting av uriktige opplysninger, sletting, begrensning av behandling, protest mot enkelte behandlinger, dataportabilitet og å trekke tilbake samtykke.
Dersom du ønsker å bruke en av disse rettighetene, kan du kontakte oss på post@hjerteminner.no
Vi kan be om informasjon som er nødvendig for å kontrollere at forespørselen kommer fra riktig person før vi utleverer eller sletter personopplysninger.
En forespørsel om innsyn skal normalt behandles uten ugrunnet opphold og senest innen én måned, med de unntak og muligheter for forlengelse som følger av regelverket.
19. Rett til å klage
Hvis du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med personvernregelverket, ønsker vi gjerne at du kontakter oss først slik at vi kan undersøke saken.
Du har også rett til å klage til Datatilsynet.
Mer informasjon om personvern og dine rettigheter finnes på Datatilsynets nettsider.
20. Endringer i personvernerklæringen
Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom våre tjenester, systemer eller juridiske forpliktelser endres.
Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på hjerteminner.no.
Datoen øverst på siden viser når erklæringen sist ble oppdatert.
21. Kontakt oss om personvern
Har du spørsmål om hvordan Hjerteminner behandler personopplysninger, ønsker innsyn eller ønsker å be om retting eller sletting, kan du kontakte oss:
Hjerteminner / KOMODO MINNEDESIGN
E-post: post@hjerteminner.no
Adresse: Damhauggata 14A
Organisasjonsnummer: 827186082
Vi vil behandle henvendelsen så raskt som mulig.